Họp các thể loại

Hầu hết ai ai trong chúng ta cũng đều phải trải qua 1 lần họp trong đời. Dĩ nhiên, bản thân tôi cũng không thoái khỏi cảnh này. Bài viết này chỉ nhằm đúc kết các thể loại họp trên đời mà tôi từng gặp phải để rồi chúng ta cùng bình luận để tránh những thể loại này:

1. Họp xây bão não: hầu hết ai vào cũng chỉ muốn nghe là chính hoặc đang gõ 1 cái gì đó có vẻ quan trọng hơn. Họp dạng này thì đúng là não đang có bão thiệt.
2. Họp giao ban hàng tuần vào ngày thứ 2: hình như cuộc họp này chỉ có ý nghĩa cho 1 mình giám đốc nên có vẻ như sau cuộc họp này tình hình căng thẳng hẳn ra.
3. Họp đưa đề bài cho agency: bạn có từng gặp khách hàng làm phân bón, khi vào cuộc họp thì nói đủ các thể loại phân trên đời mà không đưa trước thông tin cho mình rồi cuối buổi đưa ra một câu hỏi đại loại: “các bạn có câu hỏi gì hay không?” Lúc đó thiệt tình là mình cũng rất nhũn não rồi. Đừng bao giờ đi nhận brief mà không biết trước thông tin nó là cái gì.
4. Họp huấn luyện kiến thức: mọi người vào rất nhiệt tình… gõ một cái gì đó cũng khá quan trọng. Kết quả là kiến thức đi một đường còn người được huấn luyện thì hỏi “rồi sao nữa”.
5. Họp cập nhật công việc: 99% ai cũng trốn luôn buổi này. Mà nếu có gặp thì cũng qua loa cái cho nó xong để còn làm chuyện khác: “Tôi còn trăm nghìn việc nữa, cập cái gì mà nhật!”

Vậy làm sao để có cuộc họp hiệu quả?

Theo ý cá nhân tôi, đây là những yếu tố cần thiết nhất cho một buổi họp:

1. Thông tin cuộc họp (agenda): cái này quan trọng vì nó cho mọi người biết mình phải bàn luận cái gì trong buổi họp này.

2. Danh sách hành động (actions): những phần nào bắt buộc phải có sự đóng góp của thành viên tham gia họp.

3. Nghiên cứu (research): ai cũng phải học bài trước khi vào họp. Và điều chứng mình dễ nhất là chia sẻ những gì mình biết trước buổi họp.

Đúng là nói thì dễ nhưng để rèn luyện và thay đổi cả tập thể theo mình thì cần kiên trì và thời gian khá nhiều. Bởi vậy những nhà quản lý trung cấp sẽ khá là vất vả để thay đổi thói quen xấu này của những cuộc họp.

Chúc các bạn thành công.